Consigli per uno Smart Working davvero smart

Nelle ultime settimane molti di noi hanno sperimentato per la prima volta lo smart working, un nuovo modo di lavorare, definito anche “agile” o, semplicemente, “da casa”.

Per tanti professionisti non si tratta di una novità, ma per le aziende produttive, di solito questa modalità viene applicata solo per periodi limitati, o solo per alcuni giorni a settimana.

Anche qui in Fandis ci siamo adeguati, e abbiamo raccolto qualche suggerimento dai nostri dipendenti e collaboratori per rendere lo smart working davvero intelligente.

Organizzare gli spazi

Sapendo di dover trascorrere, purtroppo, molto tempo tra le mura domestiche, il primo consiglio è quello di delimitare, se possibile, uno spazio ben definito dove sistemare computer, telefono, agenda e qualsiasi altro strumento che possa servire alla vostra attività lavorativa. Scegliete un ambiente ben illuminato, vicino a una finestra, così da limitare il senso di reclusione, e… una sedia adatta!

La tentazione di lavorare con il portatile sul divano sarà alta, ma sarete solo scomodi e più facilmente distraibili.

Orari, pause e weekend

Cercate di mantenere i vostri soliti orari lavorativi e comunicateli con precisione agli altri abitanti della casa, chiedendo di non essere disturbati… anche se non sarà così facile, lo sappiamo bene!

Se in ufficio avevate l’abitudine di prendere il caffè con i colleghi a metà mattina o a metà pomeriggio, fate lo stesso, magari scambiando quattro chiacchiere con i vostri famigliari, approfittando per telefonare agli amici, o magari proprio ai colleghi. Potreste anche accordarvi a stretto giro di mail e trovarvi virtualmente per una pausa caffè!

Non fate durare la pausa ore, però, o ne pagherete le conseguenze a fine giornata.

Poi, rigorosamente, spegnete il computer all’orario stabilito, silenziate le notifiche alle mail anche sul cellulare, e cercate di mantenere questi buoni propositi anche durante il weekend. Stabilendo dei limiti, lavorerete con più concentrazione e il giorno successivo, o al lunedì, ripartirete con più slancio.

Priorità e distrazioni in smart working

Datevi un’agenda e delle priorità: questa è una buona regola da tenere a mente anche quando tornerete in ufficio. Se le vostre mansioni ve lo concedono, dedicate la prima e l’ultima mezz’ora del mattino e del pomeriggio alle mail, alle telefonate e alla pianificazione della giornata, distribuendo i compiti per priorità o per varietà nelle ore rimanenti. Senza continue notifiche e distrazioni lavorerete con più concentrazione e la varietà nelle mansioni vi farà annoiare meno. Se siete abituati a lavorare ascoltando della musica fatelo, ma è sconsigliato tenere acceso il televisore!

Smart school vs. smart working

I bambini e ragazzi non stanno andando a scuola e molti genitori stanno lavorando da casa. Occorre quindi spartirsi i computer, la connessione internet e gli spazi. E chi ha più figli deve attrezzarsi con pc, tablet, smartphone, stampanti per assicurare l’accesso alle video lezioni, piattaforme e-learning, registri elettronici dove sono caricati compiti, dispense, file audio, etc. affiancando i figli più piccoli nell’accesso alle nuove tecnologie. Come conciliare smart school e smart working? A detta di molti genitori, i primi giorni è stato un vero delirio, poi pian piano si è riusciti a trovare un equilibrio. Anche in questo caso, serve una giusta organizzazione affinché l’esperienza di lavoro agile sia positiva per la gestione familiare! Non facciamo finta di non saperlo: tra i veri eroi di questo periodo ci sono anche le mamme smart workers che, oltre agli impegni lavorativi, si dividono tra faccende domestiche, preparazione pasti, compiti e piattaforme per la didattica a distanza, il tutto senza trascurare la componente affettiva e di intrattenimento dei figli: insomma una vera sfida! Ricordiamoci più spesso di dare una mano, e di fare un applauso anche a loro!

Attività fisica

Stare a casa, con l’impossibilità di fare movimento e andare in palestra, porta necessariamente ad impigrirsi. Se non siete mai stati degli sportivi, non è il caso di diventarlo in questi giorni, rischiando anche dolorose contratture muscolari! Scegliete piuttosto di dedicare almeno parte del tempo che normalmente impiegavate per raggiungere il luogo di lavoro al una leggera attività fisica: puntate la sveglia all’orario consueto, e fate un po’ di stretching o yoga per iniziare e concludere bene la giornata.

Se siete tipi sportivi, invece, saprete già che ci sono moltissime palestre e coach professionisti che offrono corsi online e challenge per non perdere le buone abitudini!

Smart food vs. smart working

Vi sarete accorti che il cibo sta assumendo un’importanza fondamentale in questi giorni! Data l’esigenza di restare a casa il più possibile, una buona pianificazione dei pasti vi sarà utile anche per fare una spesa più intelligente e duratura. Calendario alla mano, frigorifero e dispensa aperti, programmate tutta la settimana ai fornelli, distribuendo gli alimenti per tipo di conservazione e data di scadenza, cercando di dare più varietà possibile alle vostre giornate. Soprattutto, pianificate pranzi sani, nutrienti ma veloci, che non vi “addormentino” il pomeriggio e che non vi impegnino tanto in cucina, lasciando le vostre sperimentazioni culinarie per la cena. Inoltre, evitare snack poco sani dovrebbe valere sempre, non solo in quarantena!

Leadership e responsabilità

Se ricoprite un ruolo di responsabilità, vi sarete accorti che non è così facile mantenere la leadership a distanza. Non subissate i vostri dipendenti con mail, richieste, telefonate a sorpresa e scadenze. Stabilite un piano settimanale, magari attraverso una videoconferenza programmata, che dia spazio anche alla comunicazione non verbale ed assegnate obiettivi misurabili, piuttosto che un elenco asettico di mansioni! Anche se a molti risulterà difficile, delegare e dare fiducia ai vostri collaboratori li farà lavorare più serenamente e con una maggiore responsabilità, precisando che sarete comunque a disposizione per dare aiuto o chiarimenti.

In un momento difficile come questo, non dimentichiamo che empatia e ascolto possono essere molto importanti per rafforzare i rapporti lavorativi, quindi, concedetevi anche uno spazio per socializzare o semplicemente per chiedere “come stai?”. E rispettate gli orari lavorativi, anche se tra voi c’è confidenza.

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